Was Routinearbeit Ihr Unternehmen wirklich kostet, und wie Sie es in drei Minuten berechnen

Warum die Kosten unsichtbar bleiben

Routinearbeit taucht selten als eigene Zeile in der Buchhaltung auf. Sie versteckt sich in zehn Minuten hier und einer Viertelstunde dort, verteilt auf mehrere Personen, und gilt als „halt Teil des Jobs“. Weil keine einzelne Ausführung wehtut, fragt niemand, was der ganze Berg kostet.

Genau das ist das Problem. Was sich zu verbessern lohnt, lässt sich erst entscheiden, wenn man weiß, was es kostet, und eine grobe Zahl ist besser als gar keine. Die gute Nachricht: Die Rechnung ist einfach.

Die Formel

Für jede wiederkehrende Aufgabe brauchen Sie nur zwei Schätzungen, gezählt über das ganze Unternehmen und nicht pro Person:

1. Wie oft die Aufgabe pro Woche vorkommt.
2. Wie viele Minuten ein Durchgang dauert.
3. Multiplizieren Sie beide Werte für die Minuten pro Woche, teilen Sie durch 60 für die Stunden pro Woche und multiplizieren Sie mit etwa 46 Arbeitswochen, um Urlaub und Abwesenheiten zu berücksichtigen.
4. Multiplizieren Sie die Jahresstunden mit den Kosten einer Arbeitsstunde.

Für die Stundenkosten nehmen Sie Gehalt plus Arbeitgeberkosten und einen Anteil der Gemeinkosten, nicht nur den Bruttostundenlohn. Eine grobe Gesamtzahl genügt: Lieber ungefähr richtig als genau falsch.

Ein Rechenbeispiel

Nehmen wir ein Dienstleistungsunternehmen mit zehn Personen und drei Aufgaben, die nie jemand gemessen hat:

• Bestellungen abtippen aus E-Mails ins ERP: 25-mal pro Woche, je 8 Minuten, also 200 Minuten.
• Zahlungen anmahnen: 10-mal pro Woche, je 15 Minuten, also 150 Minuten.
• Den wöchentlichen Vertriebsbericht erstellen aus drei Exporten: einmal pro Woche, 120 Minuten.

Das sind 470 Minuten pro Woche, fast 8 Stunden. Über 46 Arbeitswochen ergibt das etwa 360 Stunden pro Jahr, rund 45 Arbeitstage. Bei Gesamtkosten von 45 € pro Stunde kosten diese drei kleinen Aufgaben etwa 16.200 € pro Jahr.

Wo sich die Stunden meist verstecken

Wenn Sie nicht wissen, wo Sie suchen sollen: An diesen Stellen finden wir Routinearbeit in kleinen Unternehmen am häufigsten:

• Dieselben Daten neu eintippen zwischen E-Mail, Tabellen, Buchhaltung, CRM oder ERP.
• Anfragen sortieren und beantworten, vor allem dieselben Fragen immer wieder.
• Dokumente suchen und ablegen: Anhänge, Verträge, Belege.
• Nachfassen: Erinnerungen, Statusabfragen und Nachfass-E-Mails.
• Termine koordinieren: planen, verschieben und bestätigen.
• Angebote und Rechnungen vorbereiten, indem Daten gesammelt und Dokumente von Hand gebaut werden.
• Listen und Berichte erstellen aus mehreren Quellen.
• Interne Rückfragen und Freigaben, was meist heißt: auf eine Antwort warten.

Wie viel lässt sich automatisieren?

Nicht alles, und wer das Gegenteil verspricht, will etwas verkaufen. Unsere Erfahrung: Aufgaben aus festen Regeln und strukturierten Daten, etwa Daten zwischen Systemen zu übertragen oder einen Standardbericht zu erzeugen, lassen sich oft um deutlich mehr als die Hälfte verringern. Aufgaben, die Urteilsvermögen brauchen, etwa ungewöhnliche Anfragen zu beantworten oder Ausnahmen freizugeben, sparen tendenziell weniger, weil am Ende ein Mensch entscheidet.

Im obigen Beispiel sind grob 205 bis 295 Stunden pro Jahr ein realistisches Ergebnis, bei gleichen Stundenkosten etwa 9.200 bis 13.300 € wert. Verstehen Sie solche Zahlen als Spanne und als Anlass, genauer hinzusehen, nicht als Versprechen: Sie hängen davon ab, wie Ihre Prozesse tatsächlich laufen.

Vier Fehler, die die Zahl verfälschen

1. Dieselbe Zeit doppelt zählen. Dauert eine Aufgabe 10 Minuten und taucht in zwei Kategorien auf, sind es trotzdem nur 10 Minuten.
2. Nur eine Person zählen. Schätzen Sie über das ganze Unternehmen, auch die Person, die „das schnell erledigt“ und zwar für alle.
3. Aus Frust zu hoch schätzen. Bei ungeliebten Aufgaben driften Schätzungen nach oben. Stoppen Sie wenn möglich ein, zwei echte Durchgänge, statt zu raten.
4. Den Lohn statt der Vollkosten nehmen. Arbeitgeberkosten und Gemeinkosten machen eine Stunde teurer, als der Gehaltszettel vermuten lässt.

Was Sie mit der Zahl tun

Beginnen Sie mit der einen Aufgabe, die am meisten kostet und den klarsten Regeln folgt, nicht mit der, die am meisten nervt. Unser Leitfaden Was Sie in einem kleinen Unternehmen zuerst automatisieren sollten (auf Englisch) liefert dafür einen einfachen Filter.

Rechtfertigen die Stunden den Aufwand, ist der nächste Schritt ein Gespräch darüber, was Automatisierung bedeuten würde, von einfachen Integrationen bis zu individueller Software. Lesen Sie, wie wir Prozessautomatisierung angehen, und prüfen Sie, ob ein Teil der Kosten über SME Packages Digital gedeckt werden kann.